La mayoría de las personas se imaginan un viaje de negocio como una experiencia glamurosa (hoteles de lujo, bebida y comida gratis). Pero si eres viajero frecuente sabrás que puede ser una experiencia agotadora. Ello implica una jornada laboral extenuante. Ir de un lugar a otro en medio del tráfico, sudar la ropa y una larga lista de situaciones que te pueden complicar la agenda. Muchas veces no hay tiempo ni para disfrutar un descanso mínimo, y así reponer energía.
Cuando viajas por negocio, encontrar un equilibrio entre la duración de la jornada laboral y el periodo de descanso es complicado. En un estudio reciente de Jos. A. Bank, con entrevistas a más de 2.000 ejecutivos, trascendió que el viajero de negocios como promedio sólo disfruta 2 horas al día de tiempo libre. Además se siente presionado a invertir ese poco tiempo en trabajar.
¿Te ha ocurrido eso alguna vez?
Los estudios recientes sobre satisfacción laboral y productividad Robbins (1998) demuestran que un trabajador que se siente bien es más productivo. Someterse a una jornada laboral de largas y consecutivas reuniones no es productivo, ni genera bienestar a largo plazo.
¿Cuáles son los principales retos de un viajero de negocios, que afectan su jornada laboral y rendimiento?
El mayor desafío que deben afrontar los ejecutivos que viajan con frecuencia es hacerlo de manera eficiente. Esto solo es posible si se optimiza el tiempo de las actividades, desde la planeación hasta la culminación del viaje de negocio. Algunos ejecutivos cometen el error de confiar que tendrán tiempo suficiente para cumplir con todos sus objetivos. Se olvidan de tomar las previsiones que corresponden.
En el estudio de Jos. A. Bank, se determinó que estos son algunos de los retos que deben superar los viajeros de negocios para ahorrar tiempo y disminuir la jornada laboral:
-El 57 % indica que es un problema mantener la ropa ordenada, limpia y sin arrugas. Esto causa mucho estrés por el temor de no estar bien arreglado en las jornadas de trabajo.
-El 42 % afirma que sudan más al tener que desplazarse de un sitio a otro.
-El 45 % se preocupa por el tiempo de viaje.
-El 47 % se impacienta por el retraso de vuelos y trenes.
-El 34 % está preocupado por trabajar más tiempo y no tener un descanso mínimo.
Sin embargo, las situaciones inesperadas y los desafíos que se presenten los puedes superar. Aquí hay cinco consejos para disminuir la jornada laboral en tus viajes de negocio y mejorar tu relación laboral.
5 tips para optimizar el tiempo y disminuir la jornada laboral en tus viajes de negocio
1. Programa tu viaje de negocios con inteligencia
Programar un viaje laboral con inteligencia significa encontrar un balance entre las horas que consagras al trabajo y las que dedicas al descanso. Algunos ejecutivos sienten la necesidad de estar siempre disponibles. Preparan una agenda poco flexible: incluyen una reunión tras otra. Cuando surge algún retraso se estresan y sienten frustrados por no poder cumplir con todos sus objetivos. Otro error frecuente es aceptar todo tipo de reuniones sin un límite de horario.
Tú puedes hacer que el viaje de negocio sea una experiencia satisfactoria. Comienza desde la planificación. Define los objetivos estratégicos del viaje, y no te olvides de incluir actividades placenteras como visitar un sitio de interés, cenar en un lugar emblemático o compartir con colegas. La ciencia ha demostrado que las emociones positivas hacen que las actividades laborales sean más fáciles de llevar a cabo. No digas que sí a todo, y no participes de reuniones sin un límite de tiempo claro.
2. Viaja con el equipaje y los accesorios necesarios
Viajar puede ser una experiencia muy agotadora cuando no se organiza y simplifica el equipaje de manera apropiada. Los viajeros frecuentes saben que el no elegir las prendas apropiadas y los artículos necesarios puede consumir buena parte de sus energías y tiempo. Para empezar, la cantidad de días del viaje y el lugar de destino te indicarán qué tipo de prendas y qué cantidad deberás incluir. Para viajes de 3 o 4 días es preferible sólo llevar equipaje de mano. Así ahorrarás tiempo de chequeo y espera de equipaje.
Un principio que aplican los viajeros más experimentados es incluir prendas de colores neutros que se puedan combinar. Debes ser práctico en cuanto a los accesorios. No traslades planchas. Si te preocupa la ropa sucia, lleva siempre un producto como el spray para viajeros Wayakit. Te ayudará a mantener tu ropa limpia y sin malos olores. Coloca en una bolsa pequeña los accesorios para el buen funcionamiento de tus dispositivos móviles. Un viajero de negocio debe aprender a vivir con lo necesario.
3. Aprovecha el tiempo en el aeropuerto y durante el vuelo
Cuando te encuentras en una terminal aérea hay circunstancias que pueden estar fuera de tu control, como por ejemplo: los retrasos en los vuelos, los cambios de puertas de embarque, el tipo y tiempo de vuelo, entre otros. En estos casos, un consejo frecuente es seguir la corriente. Hay otras situaciones para las cuales te puedes mentalizar con anticipación y así ahorrar tiempo:
-Mientras esperas el vuelo si tienes conexión wifi puedes ordenar y programar tu correo electrónico.
-Elaborar una lista de tareas a realizar durante el vuelo.
-También puedes seguir el consejo de la famosa empresaria y viajera frecuente Shelley Zalis: logra que el tiempo de vuelo sea tu tiempo de descanso; desde leer tu revista favorita, ordenar en el avión, hasta hacer lo que te haga sentir bien.
4. Organiza tus ideas mientras te trasladas de un lugar a otro
Viajar es un catalizador de la creatividad. Durante un viaje de negocios pueden aparecer en tu mente decenas de ideas a la vez. El riesgo es descartarlas por no estar en condiciones de procesarla de forma adecuada. Algunas de estas creaciones surgen en el tráfico al desplazarte de un lugar a otro. Para esas ocasiones la mejor solución es contar con una agenda electrónica. Aplicaciones como Evernote te permiten organizar tu agenda personal y archivar notas. De esta manera evitarás olvidar cualquier dato importante al regresar a tu oficina.
5. Reserve en un alojamiento situado en una posición estratégica
Un error que cometen algunos viajeros de negocios y que puede afectar el tiempo de su jornada laboral es alojarse en lugares lejanos al sitio de trabajo. Algunos desean estar cerca de centros de diversión para disfrutar el viaje. Sin embargo, esta opción puede complicar la agenda si no se cuenta con transporte adecuado. Entonces se deberá soportar el estrés del tráfico, o de no llegar a tiempo a una reunión pautada.
Elegir un hotel cercano al sitio donde se cumplirá con la jornada laboral permitirá llegar más descansado, con una mejor presentación y a tiempo. Antes de viajar procura investigar el sitio donde te alojarás, los medios de transporte y el entorno en general. Así evitarás perder tiempo, al desplazarte por lugares que no conoces. Algo útil que puedes hacer es cargar en tu smartphone con aplicaciones de servicios que operen en la zona (reservas de cena, transporte).
Conclusión
Como puedes ver, la mayoría de los consejos se orientan a que organices tu viaje de una manera más ágil y flexible, para que equilibres tu jornada laboral y tiempo de descanso. El reto es construir una nueva mentalidad que valore el descanso como factor de productividad. Además, hacer uso de las innovaciones que facilitan la vida de los ejecutivos que viajan con frecuencia.
Y ahora ¿Estás preparado para disfrutar tu próximo viaje de negocio?
Referencias:
Business Travelers Hardly Get Time to Themselves, Study Finds. (2018). Recuperado septiembre 26, 2019 de: https://www.swnsdigital.com/2018/10/business-travelers-hardly-get-time-to-themselves-study-finds/
Torres, Monica. (2018). How to prepare for the challenges of business travel. Recuperado septiembre 26, 2019 de: https://www.theladders.com/career-advice/how-to-prepare-for-the-challenges-of-business-travel
Torres, Monica. How to create some personal time during a busy work trip. (2018). Recuperado septiembre 26, 2019 de: https://www.theladders.com/career-advice/how-to-find-personal-vacation-time-in-a-busy-work-trip
Zalis, Shelley. (2019). Travel Hacks For Business Trips. Recuperado septiembre 26, 2019 de: https://www.forbes.com/sites/shelleyzalis/2019/08/14/travel-hacks-for-business-trips/#798062a155e6